Kantoorklachtenregeling

---

Artikel 1 Begripsbepalingen 

In deze kantoorklachtenregeling wordt verstaan onder: 

·  klacht: iedere schriftelijke uiting van ongenoegen van of namens de cliënt jegens Mr. drs. M.H.J.W. 

Dijkman, advocaat, hierna te noemen: het kantoor, of de onder de verantwoordelijkheid van het 

kantoor werkzame personen over de totstandkoming en de uitvoering van een overeenkomst van 

opdracht, de kwaliteit van de dienstverlening of de hoogte van de declaratie, niet zijnde een klacht 

als bedoeld in paragraaf 4 van de Advocatenwet; 

·  klager: de cliënt of diens vertegenwoordiger die een klacht kenbaar maakt;

·  klachtenfunctionaris: de advocaat die is belast met de afhandeling van de klacht; 

Artikel 2 Toepassingsbereik 

1. Deze kantoorklachtenregeling is van toepassing op iedere overeenkomst van opdracht tussen het 

kantoor en de cliënt. 

2. Het kantoor draagt zorg voor klachtafhandeling conform de kantoorklachtenregeling. 

Artikel 3 Doelstellingen

De kantoorklachtenregeling heeft tot doel: 

1. Het vastleggen van een procedure om klachten van cliënten jegens het kantoor binnen een 

redelijke termijn op een constructieve wijze af te handelen; 

2. Het vastleggen van een procedure om de oorzaken van klachten van cliënten vast te stellen; 

3. Behoud en verbetering van bestaande relaties door middel van goede klachtenbehandeling; 

4. Verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening met behulp van klachtbehandeling en 

klachtanalyse.

Artikel 4 Informatie bij aanvang dienstverlening 

1. Het kantoor wijst de cliënt in de schriftelijke opdrachtbevestiging erop dat de 

kantoorklachtenregeling op de tussen het kantoor en de cliënt gesloten overeenkomst van 

opdracht van toepassing is. De kantoorklachtenregeling wordt bij de schriftelijke 

opdrachtbevestiging gevoegd. In de algemene voorwaarden is ook verwezen naar de 

toepasselijkheid van de kantoorklachtenregeling. In de schriftelijke opdrachtbevestiging en de algemene voorwaarden wordt tevens vermeld dat de kantoorklachtenregeling op verzoek kosteloos wordt toegezonden.

2. Het kantoor heeft in de overeenkomst van opdracht, via de algemene voorwaarden, opgenomen bij welke onafhankelijke partij of instantie een klacht die na behandeling middels de kantoorklachtenregeling niet is opgelost kan worden voorgelegd ter verkrijging van een bindende uitspraak. 

3. Klachten als bedoeld in artikel 1 van deze kantoorklachtenregeling die na behandeling middels de kantoorklachtenregeling niet zijn opgelost worden voorgelegd aan de Rechtbank Zeeland-West-Brabant, locatie Middelburg. 

Artikel 5 Interne klachtprocedure 

1. Indien een cliënt het kantoor benadert met een klacht, dan wordt de klacht doorgeleid naar mw. mr. drs. M.H.J.W. Dijkman, die daarmee optreedt als klachtenfunctionaris. 

2. De klachtenfunctionaris stelt de degene over wie is geklaagd in kennis van het indienen van de klacht en stelt klager en degene over wie is geklaagd in de gelegenheid een toelichting te geven op de klacht. 

3. Degene over wie is geklaagd tracht samen met de cliënt tot een oplossing te komen al dan niet na tussenkomst van de klachtenfunctionaris. 

4. De klachtenfunctionaris handelt de klacht af binnen een maand na ontvangst van de klacht of doet met opgave van redenen mededeling aan de klager over afwijking van deze termijn met vermelding van de termijn waarbinnen wel een oordeel over de klacht wordt gegeven.

5. De klachtenfunctionaris stelt de klager en degene over wie is geklaagd schriftelijk op de hoogte van het oordeel over de gegrondheid van de klacht, al dan niet vergezeld van aanbevelingen. 

6. Indien de klacht naar tevredenheid is afgehandeld, tekenen de klager, de klachtenfunctionaris en degene over wie is geklaagd het oordeel over de gegrondheid van de klacht. 

Artikel 6 Geheimhouding en kosteloze klachtbehandeling 

1. De klachtenfunctionaris en degene over wie is geklaagd nemen bij de klachtbehandeling geheimhouding in acht. 

2. De klager is geen vergoeding verschuldigd voor de kosten van de behandeling van de klacht. 

Artikel 7 Verantwoordelijkheden

1. De klachtenfunctionaris is verantwoordelijk voor de tijdige afhandeling van de klacht. 

2. Degene over wie is geklaagd houdt de klachtenfunctionaris op de hoogte van eventueel contact met de klager en een mogelijke oplossing.

3. De klachtenfunctionaris houdt de klager op de hoogte over de afhandeling van de klacht. 

4. De klachtenfunctionaris houdt het klachtdossier bij. 

Artikel 8 Klachtregistratie

1. De klachtenfunctionaris registreert de klacht met daarbij het klachtonderwerp. 

2. Een klacht kan in meerdere onderwerpen worden ingedeeld. 

Burgh-Haamstede, januari 2019

Mr. drs. M.H.J.W. Dijkman, advocaat